销售及对账管理细则
XXX高新科技有限公司
文件编号
版本号
YXL-GL-017
1.0
文件类别：规定
页 码
生效日期
密集程度
文件名称：销售及对账管理细则
共 8 页
2019年12月1日
普通
编制： 销售部
审核：
批准：
受控范围：各部门、各分公司
销售及对账管理细则
一、总则
第一条 为了加强销售的跟踪管理，规范销售订单及生产安排的后续管理流程，明确各部门的职责，根据企业的实际情况特制订本操作细则。
第二条 本细则适用于市场部及所有与市场部发生往来的业务部门（主要为仓库、生产、财务）。
二、各部门的分工及职责
第三条 市场部拥有的职责主要是：
1、每个月15-25与客户确定下个月下达的订单；并根据客户下单量及仓库库存情况制定生产计划、分装计划。
2、市场部职责划分：1）负责客户订单处理及对账：A人员。2）负责生产订单、分装订单的下达，备货计划及出货：B人员。3）负责原材料、成品的物控及工人工资的核算：C人员。
3、根据交货期制定备货计划，及时在系统中录入销售报价单、销售订单、销售发货清单、永隆化学销售点的调拨单。
4、月初须及时与永隆外部进行数量核对，配合统计内部核对一致。
5、及时跟踪销售订单的处理情况，及时核算生产计件人员工资，及时下达商标粘贴通知。
6、市场人员应格守公司秘密，做好保密工作（客户资料、单价、品名等）。
第四条 其他部门拥有的职责主要是：
1、统计须及时与销售核对销售月报。
2、财务根据销售对账情况与客户核对应收账款；根据客户要求及时、准确开出发票。
3、仓库针对装运情况及时与销售进行沟通，及时检查备货计划与库存情况，增减备货计划。
4、生产车间应根据经审批的生产通知单，无条件保质保量地完成生产任务并及时办理入库手续。
三、销售订单处理及发货
第五条 市场部应建立自身的销售订单管理流程，自接到客户订单后及时将订单及时录入自身EXCEL控制表格；并根据客户要求的交货时间及仓库日报表安排生产，制作生产通知单或分装换装通知单（连续编号），交厂长审批后下达车间或仓库。
第六条 市场部应根据客户要求的交货时间，货柜经与仓库主管沟通后提前5天制作备货计划，经厂长审批后下达仓库、物流，物流确定车辆后及时与仓库及市场部沟通；客户订单发生变化后，应及时通知仓库增减备货计划，增减内容不得超过备货计划的20%。
第七条 由于货柜空间原因，货柜存在剩余空间（或装不下）时，仓库主管应及时与市场进行沟通，市场部应在15分钟内给出处理建议，仓库根据市场部建议手工增减相关备货计划，仓库将装车后的备货计划送市场部签字确认，市场部复印2份（统计原件、仓库）交仓管员；同时，市场部应就装车后的备货计划打印客户回传单放置车内或柜内，以便收货人及时回传。
第八条 市场部应根据最后的备货计划，及时在ERP系统里录入销售订单、发货单，以便仓库系统出库处理（由A人员处理）；及时与客户确认货物收到情况，并在自身EXCEL表中做好控制记录。
第九条 销售退货时，由客户采购传出异常事故分析报告《退货通知单》交厂长（外部客户经总经理审批）审批（复印1份，市场、仓库-收货后交统计各1份），市场部做出判断后制作内部的退回货物处理决定书；经厂长批准后，市场部及时在系统里做出销售退货单，仓库以《退货通知单》及退回货物处理决定书打印其他入库单进行入库，以退回货物处理决定书办理库位转移。
第十条 对于退货物料，市场部先行填写付款申请单申请付款-厂长审核-财务复核-总经理确认（总经理出差短信确认）-出纳付款，待检验报告出来后确定责任方，市场部须在月底最后一天与客户核对运费承担额，并由客户确认回传；传回后，市场部将对账明细、实验室检验单复印件交财务，财务与客户进行月结。
第十一条 对于退货产品，市场部应根据客户传回的《退货通知单》、退回货物处理决定书、其他入库单冲减当月发货数量，财务根据上述单据冲减应收账款；外部客户退货需退回现金时，由市场部收集其他入库单、退回货物处理决定书办理付款审批手续（市场部填单-厂长-财务-总经理）。
四、对账处理
第十二条 市场部应在每月月底与统计进行内部账务的核对，及时查找差异，对异常原因及时报厂长；在内部核对基础上应及时与外部进行核对，确认当月发货与客户收货数量的一致性。
第十三条 市场部及时跟踪销售出库的客户收货情况，到货后及时与客户核对，客户应在卸完货时及时提出差异，确认差异原因及其责任，并由客户回传随车发货明细，非及时提出由客户承担差异损失；市场部对回传单集中归档。
第十四条 市场部与客户次月15号核对完账务后应要求客户传对账证明(要求客户次月10号前统计完毕)，详细注明收货明细，并将对账单交财务进行对账、开票及收款；月未对账时存在的差异，先由客户书面说明，市场部对其真实性（与回传单档案）进行核实，提出处理建议报厂长审核后确认处理方案，并将处理建议连同对账回传单上交财务。
五、附则
第十五条 对于由于发错货造成退货、取消订单等给公司造成的损失，由行政查明原因，责任人每次按损失金额的30%进行赔偿且不得低于100元每次；对账时存在差异未及时汇报处理的每次罚款50元；非客户原因，延期交对账单给财务的，每延后一天罚款20元。
第十六条 若系统原因无法系统操作，可先行手工操作，系统恢复后上班前4小时前全部补录系统，单据传递时手工单附后。
第十七条 本细则解释权归属于永隆化学财务，试用后由总经理审批并报行政部备案。